為了規(guī)范國際學(xué)術(shù)交流活動的申報、舉辦、總結(jié)、呈報和統(tǒng)計等工作，根據(jù)中國科協(xié)《關(guān)于在華舉辦國際科技會議的工作細(xì)則》、《在華舉辦和申辦國際會議注意事項》以及中共中央、國務(wù)院的有關(guān)精神，特制定本條例。

一、國際會議的申報：

在華舉辦國際會議要從我國實(shí)際需要出發(fā)，從嚴(yán)控制，應(yīng)限于我按規(guī)章有義務(wù)舉辦的，和對提高我國際聲望、維護(hù)我國家利益、促進(jìn)我國民經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展有重大作用的國際會議。確有水平且規(guī)模適度的科技專業(yè)性國際會議可適當(dāng)多辦，一般性的國際研討會、交流會、論壇等，從嚴(yán)掌握，內(nèi)容空泛，無明確目的，可開可不開的會議一律不開。

各專業(yè)委員會、地方學(xué)會申報國際會議須在規(guī)定時間前報中國化學(xué)會秘書處匯總，正式行文，經(jīng)中國科協(xié)核準(zhǔn)，按規(guī)定程序報科技部或國務(wù)院審批。

未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不準(zhǔn)擅自對外承辦、承諾舉辦國際會議或承諾與外方合作，協(xié)助外方在華舉辦國際會議。嚴(yán)禁為得到外方贊助輕率同意在華舉辦國際會議。凡上報申辦會議者，必須在申辦前6個月上報審批，逾時一律不予辦理。

在我國舉辦主要國際組織的重要會議、涉及重大敏感問題的國際會議、邀請外賓在一百五十人以上的大型國際會議，重要的專業(yè)性國際會議，以及邀請外國政府現(xiàn)職部長以上的官員和在國際上有重要影響人士參加的高級別國際會議，均應(yīng)先商外交部同意，報國務(wù)院批準(zhǔn)。如我作為東道國需在經(jīng)費(fèi)上承擔(dān)義務(wù)，還應(yīng)先商財政部同意。凡以上國際會議均應(yīng)在上年八月底前向國務(wù)院報送年度計劃，

未報年度計劃，未經(jīng)批準(zhǔn)的國際會議一律不得舉辦。特殊情況需要臨時安排的國際會議，必須專項報批，但必須提前半年辦理審批手續(xù)。

同一會議不能多渠道申報，一經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自改變（如：時間、地點(diǎn)、名稱、內(nèi)容等）。如遇特殊情況，須來函詳細(xì)說明理由，由我會經(jīng)中國科協(xié)報科技部審批。

二、申辦在國內(nèi)舉辦國際會議需提供的申報材料：

1、蓋有申報的專業(yè)委員會或地方學(xué)會公章的舉辦國際會議的請示報告，內(nèi)容包括：

（1）會議名稱（中英文全稱及英文縮寫）、舉辦時間、地點(diǎn)，國際科技會議不應(yīng)以民族來限定參加者，會議名稱不能冠以“華人”“世界華人”等稱謂；

（2）發(fā)起、主辦、承辦單位名稱及各自的責(zé)任和義務(wù)，其中主辦單位應(yīng)為“中國化學(xué)會”，承辦單位為申報單位；

（3）可行性分析，包括會議內(nèi)容及籌備班子情況，會議內(nèi)容必須符合第一條規(guī)定；

（4）會議背景，說明會議的起因、宗旨、我國學(xué)術(shù)水平的現(xiàn)狀及趨勢。若會議由國際組織發(fā)起或與國際、國外組織合作召開，應(yīng)對該組織或結(jié)構(gòu)作簡要介紹（如可能請?zhí)峁┰摻M織的章程），并附委托書或有關(guān)決議，應(yīng)特別說明該組織中臺灣代表權(quán)的情況（包括臺灣的地位及稱謂，以及在以前歷屆會議中是否出現(xiàn)過“兩個中國”或“一中一臺”等政治問題）；

（5）與會代表、人數(shù)情況，應(yīng)分別列出預(yù)期與會的中、外方學(xué)者人數(shù)（寫明外方代表的國別），是否有未建交的國家人員, 是否邀請臺灣地區(qū)人員；并應(yīng)列出會議擬邀請的中外知名專家的姓名和擬請他們提供的論文題目；

（6）經(jīng)費(fèi)預(yù)算要保持收支平衡并力求有所結(jié)余，如擬爭取資助，應(yīng)注明可能提供資助的單位名稱及資助金額；

（7）如會議附設(shè)展覽，只能是規(guī)模、內(nèi)容和形式都有利于學(xué)術(shù)交流的小型展示，不得以辦會為名搞商業(yè)性展覽，并需在報告中說明內(nèi)容和展示面積（不超過1000平方米），必須與會議同時申報。

（8）按照《中國化學(xué)會章程》規(guī)定，會議應(yīng)對會員參會注冊費(fèi)有所優(yōu)惠，申報材料中應(yīng)注明優(yōu)惠幅度。

2、《在國內(nèi)舉辦國際會議申請表》二份，內(nèi)容要逐項填寫清楚，并與申請文件內(nèi)容相符，主辦單位為“中國化學(xué)會”，其中一份由申報的專業(yè)委員會主任或地方學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章，另一份中在填報單位、申請單位及單位領(lǐng)導(dǎo)人欄空出。

二、會前資料：

承辦單位須將會前資料，包括各輪通知及籌備工作簡報等送中國化學(xué)會秘書處各二份。

三、邀請和簽證函：

1、邀請函由會議組委會發(fā)出并存檔備查。

2、簽證函由中國化學(xué)會秘書處代辦，請在會前70天，將外國代表人員情況按我會格式錄好的數(shù)據(jù)庫寄達(dá)我會秘書處（可用電子郵件）。

四、接待計劃：

請承辦單位在會議開幕前40天將國（境）外與會人員接待計劃報我秘書處，內(nèi)容包括：

1、國外參加會議人員姓名、單位、入境時間、航班；

2、日程安排、活動內(nèi)容及各地接待單位；

3、外賓在國內(nèi)費(fèi)用負(fù)擔(dān)單位及結(jié)算辦法；

接待計劃經(jīng)中國科協(xié)審批后發(fā)至各接待單位，并抄送有關(guān)單位（機(jī)場、海關(guān)、公安廳局、安全廳局）。

五、會議總結(jié)：

1、承辦單位應(yīng)于會議結(jié)束后20天內(nèi)將會議總結(jié)及會議資料5份送中國化學(xué)會秘書處。

2、會議總結(jié)應(yīng)包括：

1）會議概況，應(yīng)包括：實(shí)際到會的中外方人數(shù)（按國別列出）、宣讀論文數(shù)、會議安排的各項活動的實(shí)施情況。如涉及敏感問題，應(yīng)提交專項報告。

2）學(xué)術(shù)總結(jié)，應(yīng)概述會議所反映的重要科技成果和動向；對中外論文水平的比較、分析；中外各方對會議學(xué)術(shù)水平的評價。

3）會議文集的出版情況，包括名稱、出版社（如正式出版）、頁數(shù)、印數(shù)等。

4）會議經(jīng)費(fèi)收支情況。

5）會議組織工作的經(jīng)驗(yàn)、不足和問題。